Team-Planning.com c'est quoi au juste ?
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| TUTO : Mise en place d'un planning
(https://www.team-planning.com/forum/img/VideoTPC2.jpg) (https://youtu.be/gt-D0yyjmLA)
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Team-Planning.com permet de gérer la
disponibilité des collaborateurs d'une entreprise, d'un centre de secours, ... très simplement et en temps réel. Chaque collaborateur peut s'y connecter et avoir une vue globale de la position de chacun de ses collègues, selon les droits que lui aura attribué l'administrateur de son planning. L'application permet également de gérer les ressources
matérielles, salles de réunion, véhicules... en mode réservation. Un planning peut comporter jusqu'à
500 collaborateurs et/ou ressources matérielles. Ce calendrier partagé se veut être universel, s'adapte à tout type d'activité, et est accessible via un simple navigateur. Un outil permet la transmission du lien d'accès au planning à tous les collaborateurs de façon simple et rapide.
Avec cette application en ligne, vous allez pouvoir gérer la
disponibilité de votre équipe, et permettre à vos collaborateurs d'indiquer leurs souhaits de congés, d'astreintes, ou tout événement lié à votre activité via un outil simple, fonctionnel et gratuit. La version
PREMIUM de l'application permet également l'accès aux statistiques exportables au format CSV, aux SMS, à la messagerie instantanée, aux fonctionnalités avancées et est exempte de publicité...
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Accès au planning depuis un ordinateurL'accès à Team-Planning.com peut se faire indifféremment depuis un ordinateur ou un appareil mobile, la version ordinateur étant plus
complète et permettant la mise en place initiale de votre planning. (profil :
Tous)
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Accès au planning depuis un mobileLa version mobile permet d'afficher une vue simplifiée du planning sur 15 jours et de le renseigner via la barre d'outils. Vous pouvez toutefois le basculer en version ordinateur pour accéder à toutes les fonctions de l'application. (profil :
Tous)
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Nombre de collaborateurs par planningUn planning peut comporter de
2 à
500 collaborateurs et/ou ressources matérielles, répartissez vos collaborateurs en plusieurs groupes, idéalement la taille d'un groupe ne doit pas excéder
30 lignes, vous pourrez donner une vision partielle ou totale du planning à chacun de vos collaborateurs. (profil :
Administrateur)
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Profil des collaborateursIl existe
5 profils pour les collaborateurs et
1 profil pour les ressources matérielles (Salles, véhicules...) :
- U - Utilisateur : Le collaborateur est en lecture seule et ne pourra donc rien modifier
- I - Modification individuelle : Le collaborateur pourra renseigner son planning
- G - Modification de groupe : Le collaborateur pourra renseigner les plannings des collaborateurs de son groupe
- P - Planificateur : Le collaborateur pourra renseigner tous les groupes dont il a la visibilité et accéder à certaines statistiques
- A - Administrateur : Le collaborateur a tous les droits
- M - Ressource matérielle : Peut-être renseignée par les profils I, G, P et A si l'administrateur l'a autorisé
Dans la plupart des cas, si vos collaborateurs sont répartis par groupe (représentant un service ou site), il est conseillé de leur donner le profil
I, et de mettre le responsable de chaque groupe en
G ou
P. Limitez le nombre d'administrateurs, ce profil ayant la totalité des droits sur l'ensemble du planning.
Les ressources matérielles sont particulièrement intéressantes car elles fonctionnent comme une
réservation. Si un collaborateur de profil
I réserve un véhicule, lui seul ou un profil supérieur pourra modifier ou supprimer cette réservation. (profil :
Administrateur)
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les événements personnalisésIl est possible de créer jusqu'à
80 événements (exemple : congés, absence, maladie, déplacement, astreinte ...), qui peuvent être complétés par des commentaires. Ces événements sont modifiables à volonté, la répercussion sur le planning étant immédiate. (profil :
Administrateur)
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Habilitation des événements par profilChaque événement peut-être associé à une catégorie de profils, permettant par exemple de créer un événement
prévision de congés accessible à tous, et un événement
validation de congés, accessible uniquement aux planificateurs et administrateurs. (profil :
Administrateur)
Réserver une ressource matérielle (salle, véhicule...) est possible, dans la mesure où l'insertion d'un événement (réservation...) ne pourra être supprimé ou modifié que par son auteur, ou par un profil de niveau supérieur. (profil :
Tous)
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Notification des événementsLes événements peuvent déclencher une notification par e-mail à la personne concernée, avec
copie possible vers une autre personne (responsable d'équipe par exemple).
Les notifications sont envoyées dans les
15mn après affectation de l'événement si le mois concerné n'est pas
masqué, avec rappel à
J-7 et
J-1 si l'événement a été affecté suffisamment tôt.
Exemple d'utilisation de ces événements notifiés :
Un collaborateur s'affecte l'événement "
demande de congé", une notification est envoyée à son responsable qui pourra valider en lui affectant l'événement "
congé validé", une notification sera alors envoyée au collaborateur. (profil :
Tous)
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Valeur des événementsLa valeur définie par défaut par l'administrateur de chaque événement peut être modifiée, cette fonction permet par exemple de comptabiliser les heures supplémentaires, un chiffre d'affaire journalier, mensuel, annuel ...(profil :
Tous)
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Les groupes, une notion importante pour les grands plannings Un planning peut comporter jusqu'à
36 groupes (de
0 à
9 et de
A à
Z), chacun de ces groupes pouvant représenter un service, un site géographique ... Chaque collaborateur pourra se voir affecter une vision limitée de ces groupes, voir même uniquement son planning si tous les groupes sont décochés, vous pouvez par exemple décider que Jean ne voit que le groupe
C et
D en plus de son groupe.
Cette option permettra également de scinder les grands plannings en plusieurs petits plannings plus simples et donc plus rapides. (profil :
Administrateur)
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Affectation d'une fonction, d'un poste à chaque ressourceL'affectation d'une fonction, d'un poste à chaque ressource (humaine et matérielle) permettra d'obtenir des
vues filtrées, rendant le planning bien plus
réactif durant sa mise à jour, notamment pour les plannings comportant un grand nombre de ressources. (profil :
Administrateur)
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Commentaires, pièces jointes et liensChaque cellule du planning peut se voir affecter un commentaire public et/ou privé, des liens internet et des pièces jointes (profil :
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Gestion horairesIl est possible de diviser les journées en plusieurs parties et de leur affecter un libellé, exemple :
Matin,
Après-midi ... (profil :
Administrateur)
ou simplement de commenter une cellule comme sur l'exemple ci-dessous. (profil :
Tous)
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Copier une semaine sur l'autrePour renseigner rapidement un planning, Il est possible de copier le contenu d'une semaine vers une autre, en cliquant sur le n° de semaine source, puis sur le n° de semaine cible. La copie ne portera que sur les groupes apparents et ignorera donc les groupes masqués. (profil :
Administrateur)
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Masquer un ou plusieurs groupesChaque utilisateur à la possibilité de masquer provisoirement certains groupes, quelque soit son profil. L'affichage du planning sera bien plus réactif, surtout durant sa mise à jour.
Les préférences seront automatiquement sauvegardées dans le profil de l'utilisateur. (profil :
Tous)
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Définir un jour fériéPour éviter la création d'un événement
Férié à affecter à l'ensemble des collaborateurs, ou simplement pour marquer un jour particulier, il suffira de cliquer sur le jour concerné en tête de colonne. (profil :
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Collaborateurs communs à plusieurs planningsVous pouvez aisément ajouter dans votre planning un collaborateur ou une ressources matérielle provenant d'un autre planning, toute modification de cette ressource depuis son planning d'origine sera répercutée sur votre planning. (profil :
Administrateur)
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Planning accessible à tout le mondeSi vous souhaitez rendre votre
planning public, via votre site WEB, par e-mail ou autre, vous disposez d'un lien (direct et QRCode) présent dans chaque profil de vos collaborateurs. Ce lien a la particularité de ne pas nécessiter d'authentification, mais aura les restrictions du compte. Pour des raisons évidentes de sécurité, privilégiez des droits en
lecture seule pour ce compte avec accès
visiteur. (profil :
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Messagerie instantanéePour contacter un collaborateur par
SMS ou
e-mail, il suffit de cliquer sur son nom, cette fonctionnalité étant disponible à
tous les profils, utilisateurs en lecture seule inclus (profil :
Tous)
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Echanger en liveChaque planning est pourvu d'un tchat permettant de discuter en live, depuis un mobile ou un ordinateur. (profil :
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Envoyer une Newsletter à vos collaborateursUne Newsletter peut être envoyée à un ou plusieurs collaborateurs, accompagnée de fichiers joints. Les textes personnalisés peuvent être sauvegardés pour réutilisation ultérieure. (profil :
Administrateur)
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Communiquer avec vos équipesUn mini-blog est disponible dans l'administration du planning, permettant de partager textes, photos, liens internet et documents, que vous pourrez
activer pour le rendre accessible instantanément à tous vos collaborateurs. (profil :
Administrateur)
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Statistiques exportablesL'application est dotée de différentes vues statistiques dont le résultat peut être exporter au format CSV pour traitement sous Excel par exemple. (profil :
Administrateur / planificateur)
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Imprimer le planning en couleurPour imprimer le planning tel qu'il est présenté à l'écran, il faudra veiller à cocher, selon le navigateur utilisé : Graphique d'arrière plan, couleur d'arrière plan...
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Optimiser votre planning en 2 points :1 - La journée d'une ressource pouvant être divisée en plusieurs parties, il est conseillé d'éviter cette division pour un planning comportant de nombreuses ressources, privilégiez plutôt la création d'événements symbolisant chaque partie de journée, exemple : ASM (Astreinte matin), ASP (Astreinte après-midi) ... Vous y gagnerez en réactivité et en coût pour les plannings PREMIUM.
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2 - Répartissez vos collaborateurs et/ou ressources matérielles en plusieurs petits groupes, chaque groupe pouvant représenter un service, un site géographique ... Cette répartition apporte plusieurs avantages : vous pourrez affecter une vision personnalisée de la vue de ces groupes à chacun de vos collaborateurs. Les collaborateurs et vous même pourrez masquer provisoirement un ou plusieurs groupes. Par ce principe il est possible de gérer de gros plannings avec les mêmes performances qu'un petit planning.
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